メール自動返信システムの作り方 入金完了に対するメール自動返信システムを例に 図解で解りやすくご説明いたします。 製作者 ＵＲＬ infomake http://www.resale-rights-business.jp/ この部分は絶対に変更しないでください。 リセールライトは認めていますが、あくまで著作権はinfomakeにあります。 変更されると著作権法に触れますのでご注意ください。 違法行為を発見した場合は訴訟を起こし、損害金として６０万円を請求いたします。 （まず、以下のものをご用意ください） ご用意いただくもの ①自動返信したい文章のテキストファイル ②パソコン＋インターネット環境 ③Outlook Express 6＋メールアカウント （それでは説明に入らせていただきます） ①Outlook Express 6 の「フォルダ一覧」を表示する フォルダ一覧が表示されていない場合は 表示（V）→レイアウト（L）クリックします。 フォルダ一覧にチェックを入れてください。 ②「入金完了」フォルダを作成する Outlook Express 6 ローカルフォルダの上で右クリックし フォルダの作成（N）をクリックします。 フォルダ名（F）に「入金完了」と入力し、 OKをクリックします。 ③自動返信する条件を設定する ツール（T）→メッセージルール（R）→メール（M）を選択します。 新規作成（N）をクリックします。 「１．ルールの条件を指定してください」内の □件名に指定した言葉が含まれている場合をチェックします。 「２．ルールのアクションを選択してください」内の □指定したフォルダに移動するをチェックします。 「２．ルールのアクションを選択してください」枠右の▼をクリックして □指定したメッセージで返信する項目を表示しチェックします。 「３．ルールの説明」内の青文字 「指定した言葉が含まれる」をクリックします。 「単語または文字列…」の下の枠に 入金完了と入力し、 追加（A）をクリック →「OK」をクリックします。 「３．ルールの説明」内の青文字「指定したフォルダ」をクリックします。 「入金完了」をクリックし ＯＫをクリックします。 「３．ルールの説明」内の青文字「指定したメッセージ」をクリックします。 ファイルの種類（T）右の枠内をクリックし、 テキスト（*.TXT）に変更します。 ファイルの場所（I）をマイドキュメントに変更して、 枠内から先に用意した 返信文用のファイルをクリックし、 開く（O）をクリックします。 「OK」をクリックし新規メールルールを閉じます。 「OK」をクリックしメッセージルールを閉じます。 ④送信時間の設定する ツール（T）→オプション（O） を選択します。 「全般」タブをクリックし、 □新着メッセージをチェックする。 にチェックを入れます。 その右の「□分ごと」の□に「10」と入力します。 数値「10」は返信時間を表しますので、この時間を長く設定して（最高480分＝8時間）、 一度受信したメールは「送信フォルダ」に設定した時間保管されますので 「送信フォルダ」保管中に入金確認を行い、 入金されていなかった場合は「送信フォルダ」から別のフォルダに移動し 送信を一時ストップすることもできます。 「入金完了」フォルダから未入金者のメールを選択し、 入金がされていなかったことを伝えましょう。 その後入金確認が出来次第商品を直接返信します。 「送信」タブをクリックし、 縦に6つ並んでいる□の １段目、４段目、５段目に チェックを入れます。 オプションウインドウ右下の 「適用（A）」をクリックし、 その２つ左にある「OK」を クリックします。 以上でメール自動返信システムは設置完了です。 常にこのシステムを稼動させるには、ネットに常時接続し、Outlook Express 6を起動し続けてください。 （メール自動返信システムを使用した際の流れをイメージしてみましょう） 振込み完了時に件名に「入金完了」と入れてメールを送信してください。と記載します。 ↓ 「入金完了」メールが送信されてきます。 ↓ 設置したメール自動返信システムが、件名が「入金完了」のメールを受信すると、 落札者の「入金完了」メールを「入金完了」フォルダに保管し、 10～20分程度で自動的に設定したテキストファイルを本文とし返信します。 応用例 「入金完了」以外のキーワードを使い 「メッセージルール」を複数使用することで、 例えば、「サポート」、「新商品案内」もできるようになります。 「サポート」の場合は Q＆A を内容とした文書をメモ帳などで作成して 「Q＆A.ｔｘｔ」と名前を付けて保存しておき、 ③自動返信する条件を設定するの際に □件名に指定した言葉が含まれている場合の部分を 「単語または文字列…」で「サポート希望」と入力し、 □指定したメッセージで返信するの部分を 「Q＆A.ｔｘｔ」を選択すればOKです。 そして、 サポートを希望されます場合は 件名を「サポート希望」としてメールをください。 と記載しておきましょう。 「新商品案内」の場合は 新商品案内を内容とした文書をメモ帳などで作成して 「新商品案内.ｔｘｔ」と名前を付けて保存しておき、 ③自動返信する条件を設定するの際に □件名に指定した言葉が含まれている場合の部分を 「単語または文字列…」で「商品案内希望」と入力し、 □指定したメッセージで返信するの部分を 「新商品案内.ｔｘｔ」を選択しておけばOKです。 そして、 新商品案内を希望します場合は、 件名を「商品案内希望」としてメールをください。 と記載しておきましょう。 メッセージルールは複数設定できますので、 様々なキーワード、返信内容を設定して使用できます。
「OK」をクリックし新規メールルールを閉じます。 「OK」をクリックしメッセージルールを閉じます。
以上でメール自動返信システムは設置完了です。 常にこのシステムを稼動させるには、ネットに常時接続し、Outlook Express 6を起動し続けてください。 （メール自動返信システムを使用した際の流れをイメージしてみましょう） 振込み完了時に件名に「入金完了」と入れてメールを送信してください。と記載します。 ↓ 「入金完了」メールが送信されてきます。 ↓ 設置したメール自動返信システムが、件名が「入金完了」のメールを受信すると、 落札者の「入金完了」メールを「入金完了」フォルダに保管し、 10～20分程度で自動的に設定したテキストファイルを本文とし返信します。 応用例 「入金完了」以外のキーワードを使い 「メッセージルール」を複数使用することで、 例えば、「サポート」、「新商品案内」もできるようになります。 「サポート」の場合は Q＆A を内容とした文書をメモ帳などで作成して 「Q＆A.ｔｘｔ」と名前を付けて保存しておき、 ③自動返信する条件を設定するの際に □件名に指定した言葉が含まれている場合の部分を 「単語または文字列…」で「サポート希望」と入力し、 □指定したメッセージで返信するの部分を 「Q＆A.ｔｘｔ」を選択すればOKです。 そして、 サポートを希望されます場合は 件名を「サポート希望」としてメールをください。 と記載しておきましょう。 「新商品案内」の場合は 新商品案内を内容とした文書をメモ帳などで作成して 「新商品案内.ｔｘｔ」と名前を付けて保存しておき、 ③自動返信する条件を設定するの際に □件名に指定した言葉が含まれている場合の部分を 「単語または文字列…」で「商品案内希望」と入力し、 □指定したメッセージで返信するの部分を 「新商品案内.ｔｘｔ」を選択しておけばOKです。 そして、 新商品案内を希望します場合は、 件名を「商品案内希望」としてメールをください。 と記載しておきましょう。 メッセージルールは複数設定できますので、 様々なキーワード、返信内容を設定して使用できます。
